نحوه نوشتن گزارش حادثه: 12 مرحله

هنگامی که یک حادثه رخ می دهد، مهم است که جزئیات را به شیوه ای واضح و مختصر ثبت کنید. گزارش حادثه یک رکورد رسمی از حادثه ارائه می دهد و کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که اقدامات لازم برای رسیدگی به وضعیت و جلوگیری از وقوع حوادث مشابه در آینده انجام می شود. در اینجا 12 مرحله برای نوشتن گزارش حادثه آمده است:

مرحله 1: حادثه را شناسایی کنید

اولین قدم در نوشتن گزارش حادثه، شناسایی حادثه رخ داده است. این شامل توصیف ماهیت حادثه، تاریخ و زمان وقوع آن، و محل وقوع آن است.

مرحله 2: جمع آوری اطلاعات

در مرحله بعد، تا آنجا که ممکن است اطلاعات بیشتری در مورد حادثه جمع آوری کنید. این شامل جزئیات مربوط به افراد درگیر، هر شاهد و هرگونه شواهد فیزیکی است. مهم است که هنگام جمع آوری این اطلاعات دقیق و دقیق باشید، زیرا از آن برای اطلاع رسانی بقیه گزارش حادثه استفاده می شود.

مرحله 3: حادثه را شرح دهید

در مرحله 3، حادثه را با جزئیات شرح دهید. این شامل ارائه توضیح واضح و مختصر از آنچه اتفاق افتاده است، از جمله هر گونه جزئیات مرتبط در مورد افراد و رویدادهای مرتبط است. مهم است که هنگام توصیف حادثه عینی و واقعی باشیم و از درج هرگونه عقیده یا سوگیری شخصی خودداری کنیم.

مرحله 4: علل را شناسایی کنید

گام بعدی شناسایی علل حادثه است. این شامل شناسایی هر عامل یا شرایطی است که در بروز حادثه نقش داشته است، مانند خرابی تجهیزات، خطای انسانی یا عوامل خارجی. مهم است که در شناسایی علل حادثه دقیق و بی طرف باشیم و از مقصر دانستن یا تقصیر هر فرد یا گروهی خودداری کنیم.

مرحله 5: پاسخ را شرح دهید

در مرحله 5، واکنش به حادثه را شرح دهید. این شامل تشریح اقدامات انجام شده برای رسیدگی به حادثه، مانند تخلیه منطقه، تماس با خدمات اضطراری، یا انجام سایر اقدامات برای مهار وضعیت است. مهم است که هنگام توصیف پاسخ، واضح و مختصر باشد و هر گونه جزئیات مرتبط در مورد اقدامات انجام شده را درج کنید.

مرحله 6: تاثیر را شناسایی کنید

بعد، تأثیر حادثه را شناسایی کنید. این شامل توصیف هر گونه آسیب یا آسیبی است که در نتیجه حادثه رخ داده است، و همچنین هر گونه تأثیر دیگری که ممکن است بر سازمان یا افراد درگیر داشته باشد. مهم است که هنگام شناسایی تأثیر حادثه دقیق و عینی باشید و از کم اهمیت جلوه دادن یا اغراق در تأثیرات خودداری کنید.

مرحله 7: یک برنامه توسعه دهید

در مرحله 7، برنامه ای برای جلوگیری از وقوع حوادث مشابه در آینده ایجاد کنید. این شامل شناسایی هر گونه گامی است که می تواند برای کاهش خطرات منجر به حادثه انجام شود، و اعمال هرگونه تغییر لازم در خط مشی ها، رویه ها یا تجهیزات. مهم است که در هنگام تدوین برنامه دقیق و واقع بینانه عمل کنید و همه ذینفعان مربوطه را در این فرآیند مشارکت دهید.

مرحله 8: مدارک را مستند کنید

در مرحله بعد، هرگونه شواهد مربوط به حادثه را مستند کنید. این شامل عکس‌ها، فیلم‌ها، اظهارات شاهد و هر سند مرتبط دیگری است. مهم است که هنگام مستندسازی شواهد دقیق و دقیق باشید و از نگهداری و نگهداری آن در مکانی امن اطمینان حاصل کنید.

مرحله 9: گزارش را مرور کنید

در مرحله 9، گزارش حادثه را بررسی کنید تا مطمئن شوید که کامل و دقیق است. این شامل بررسی اطلاعات جمع آوری شده، شرح حادثه و برنامه ریزی برای جلوگیری از حوادث مشابه در آینده است. مهم است که هنگام بررسی گزارش دقیق و عینی باشید و هر گونه تجدید نظر یا اصلاح لازم را انجام دهید.

مرحله 10: تایید گزارش

هنگامی که گزارش حادثه کامل و دقیق است، باید توسط فرد یا تیم مربوطه تایید شود. این شامل بررسی گزارش برای اطمینان از کامل و دقیق بودن آن و امضای آن برای نشان دادن تایید بودن آن است.

مرحله 11: توزیع گزارش

در مرحله بعد، گزارش حادثه را بین همه ذینفعان مربوطه توزیع کنید. این شامل هر کسی که در این حادثه دخیل بوده است، و همچنین هر فرد یا تیم دیگری که ممکن است نیاز به اطلاع از گزارش داشته باشد، می شود. مهم است که هنگام توزیع گزارش دقیق و به موقع باشد و اطمینان حاصل شود که به شیوه ای امن و محرمانه ارائه می شود.

مرحله 12: پیگیری

در نهایت پیگیری گزارش حادثه برای اطمینان از اجرای طرح پیشگیری از حوادث مشابه در آینده. این شامل نظارت بر وضعیت و انجام هر گونه اقدام لازم برای اطمینان از اینکه حادثه انجام نمی دهددوباره اتفاق بیفتد مهم است که هنگام پیگیری گزارش حادثه، دقیق و پیشگیرانه عمل کنید و اطمینان حاصل کنید که هرگونه تغییر لازم در خط‌مشی‌ها، رویه‌ها یا تجهیزات ایجاد شده است.

نکاتی برای نوشتن گزارش حادثه

در اینجا چند نکته برای نوشتن گزارش حادثه آورده شده است:

• هنگام توصیف حادثه عینی و واقعی باشید.
• هنگام نوشتن گزارش از زبان واضح و مختصر استفاده کنید.
• تمام جزئیات مربوط به حادثه، مانند تاریخ، زمان، مکان، و افراد درگیر را لحاظ کنید.
• هنگام جمع آوری اطلاعات و مستندسازی شواهد دقیق و دقیق باشید.
• از یک ساختار منطقی و سازماندهی شده هنگام نوشتن گزارش استفاده کنید، مانند استفاده از سرفصل‌ها و عنوان‌های فرعی.
• گزارش را برای اطمینان از کامل و دقیق بودن آن بررسی و بازبینی کنید.
• قبل از توزیع گزارش به ذینفعان مربوطه، آن را تأیید کنید.
• گزارش را به شیوه ای امن و محرمانه توزیع کنید.
• این گزارش را پیگیری کنید تا از اجرای طرح پیشگیری از حوادث مشابه در آینده اطمینان حاصل کنید.

منابع و مراجع دارای اعتبار بالا

در اینجا سه ​​عنوان مرجع معتبر وجود دارد که از اطلاعات این پاسخ پشتیبانی می کند:

1. “گزارش و بررسی حادثه: راهنمای سازمان ها” توسط موسسه ملی ایمنی و بهداشت شغلی (NIOSH)
2. «گزارش‌دهی و مدیریت رویداد: راهنمای بهترین عملکرد» توسط انجمن بین‌المللی حرفه‌ای حفظ حریم خصوصی (IAPP)
3. “گزارش و پاسخ حادثه: راهنمای جامع” توسط انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM)

این عناوین مرجع اطلاعات و راهنمایی های فراوانی در مورد گزارش دهی و مدیریت حادثه ارائه می دهند و می توانند منبع ارزشمندی برای هر کسی باشد که به دنبال بهبود فرآیندهای گزارش دهی حادثه است.